Если вы ведете собственное дело, то знаете, как сложно отыскать надежного бухгалтера. Пока бизнес не набрал обороты, можно справляться самостоятельно. Но по мере роста приходится нанимать профессионала в штат или на «удаленку». Увы, нередки случаи, когда такой бухгалтер пропадает накануне сдачи отчетности. Иногда у него остаются и документы или клиентская база. Даже в этих случаях восстановление бухгалтерского учета возможно, причем как частичное, так и полное. Но как не допускать столь неприятных ситуаций?
Как понять, что приближается хаос
Вы нанимаете бухгалтера и думаете, что теперь ситуация под контролем. Но мелкие проблемы могут копиться месяцами, пока ваш сотрудник не исчезнет перед очередной налоговой проверкой. К счастью, по косвенным признакам можно определить, что в бухгалтерии не все гладко:
- Получили требование об уплате налогов или взносов? Значит, у вас есть задолженность. Нужную сумму могут снять даже без вашего уведомления, причем по закону подлости списание происходит, когда вы рассчитываете на эти деньги. Главная проблема в том, что ситуация может повториться. Чтобы избежать неприятностей, ищите расхождения в вашем учете и в учете налоговой инспекции.
- Если отчетность не сдана вовремя, расчетный счет организации могут заблокировать. Обычно это происходит в течение 10 дней после пропущенной конечной даты. К санкции добавляются и штрафы: по 1 000 руб. за нулевой отчет и по 20 % от суммы за остальные. Если оплошность допустил бухгалтер, он должен компенсировать убытки. Разовый промах не станет тревожным сигналом, ведь ошибиться может каждый; когда же ситуация повторяется, пора насторожиться.
- Пользуетесь онлайн-сервисами? Следите, чтобы оплаченный период не подходил к концу раньше, чем у вас будет готов бумажный архив. Документы не выгружаются автоматически, поэтому меры необходимо принимать заранее. Если ваш бухгалтер не готовит архив вовремя, вы рискуете потерять оборотки и отчетность.
Главный критерий — порядок в документации, ведь бардак свидетельствует о нелогичности и большом количестве ошибок. Когда ком проблем достигает критической массы, неквалифицированный бухгалтер предпочитает исчезнуть. Если же вы не закрепили отношения договором, отыскать его будет сложно. Придется заказывать восстановление документации и нанимать нового работника.
Кого задействовать для восстановления документов
Если у вас остался старый персонал, в ваших силах дать ему время на исправление ошибок. Вариант возможен, когда промахи допускал один человек, которого вы уволили. Например, главный бухгалтер сделал серьезную ошибку, а его помощник справлялся с задачами. Но даже в этом случае сотрудник должен был заметить, что квалификация коллеги сомнительна! Чтобы избежать проблем, лучше обратитесь в специализированную фирму.