Электронный документооборот стал частью жизни предпринимателей. Сокращенно его называют ЭДО: в понятие входит обмен юридически значимыми документами с контрагентами. Давайте же разберемся, как работает система и какие программы следует использовать.
Что надо знать об ЭДО
Если вы внедряете ЭДО, то вашей компании выдается электронная цифровая подпись. Подписанные ей документы приравниваются к оригиналам с мокрой печатью. Существует множество программ, но выбирать следует ЭДО, который пользуется наибольшей популярностью. Ведь это означает, что его будут использовать и ваши контрагенты.
Наиболее популярна программа СБИС, причем она предлагает различные тарифы:
- ЭДО 200 подразумевает, что вы получите бесплатные входящие пакеты, все возможности обмена с контрагентами, а еще роуминг без дополнительных трат. Согласовать документы окажется просто, а еще сохраняются переписка и звонки.
- Если вы хотите увеличить количество исходящих документов, которое в предыдущем случае ограничено 200, выбирайте тариф 500.
- Вариант ЭДО 1200 подойдет тем, кто активно обменивается данными с контрагентами.
Преимущество СБИС в том, что программа предоставляет возможности внутреннего и внешнего документооборота. А еще работать с ней можно на любом устройстве, в любой точке земного шара.
Преимущества внутреннего документооборота с ЭДО
Благодаря программе удастся упростить взаимодействие между сотрудниками компании. При этом неважно, где находится коллега: в соседнем кабинете или в другом филиале. Чтобы выбрать оптимальный тариф, при оформлении указывайте, сколько человек у вас в штате.
Доступен также личный кабинет для каждого сотрудника: в нем вы найдете входящие документы, инструкции, данные по зарплате. Каждый видит, что надо сделать, чтобы заработать больше, а это позволяет держать мотивацию на высоком уровне. Также есть раздел «Рейтинги», где персонал может сравнивать свои показатели с аналогичными данными коллег.
Учет рабочего времени и контроль сотрудников
Есть возможность подключить карточки сотрудников к системе учета и получать данные о работе. Учитывается начало и конец рабочего дня, есть функция анализа активности за компьютером. При этом продуман контроль удаленного персонала на основании путевых листов, адресов и мест, где сотрудники должны находиться.
СБИС проверяет, в каких приложениях и программах работает сотрудник, трудящийся удаленно. Вы получите их список по полезности и проанализируете данные.
Важно, что СБИС дает только информацию, а сделать на ее основании вывод о работе сотрудника — ваша задача.