Системы электронного документооборота облегчили ряд задач, но поставили и новые вызовы. Особенность в том, что сегодня практически каждое действие сопровождается договором или другим документом. А все это надо хранить: электронный архив документов справится с задачей.
Сроки хранения документов: что надо знать
Бумажные или электронные версии надо хранить одинаковое количество времени. Сроки устанавливаются приказом от 20 декабря 2019, который был дан Федеральным архивным агентством. Период хранения составляет от 50 до 75 лет, что достаточно сложно.
Когда речь идет об электронных документах, надо учитывать, что типы носителей постоянно меняются. За последние годы информацию хранили на магнитных лентах, дискетах, дисках. Но ни один тип носителя не будет использоваться в течение 75 лет. Это означает, что раз создать электронный архив недостаточно. Необходимо производить регулярную ревизию носителей и делать перезапись.
Что НЕ обязан делать оператор электронного документооборота
Когда вы заказываете услугу по созданию виртуального хранилища ценной информации, надо понимать, что именно вы получаете. Оператор не обязан делать следующее:
- Проверять электронные подписи. Это должны делать сами участники электронного документооборота.
- Проверять правильность структуры или оформления документов.
- Хранить передаваемые документы вечно. В этом случае потенциального клиента часто привлекает маркетинговый прием. Некоторые операторы заявляют: «Храним ваши документы вечно!» Но у каждого договора есть законодательно установленный срок хранения. Подумайте, с какой целью вы будете платить за то, чтобы его сберегали сто лет? Кому он понадобится?
Но по желанию клиента подобные услуги могут предоставляться, обычно за отдельную плату.
Как происходит оцифровка бумажных документов
Оцифровка бумажных документов требует правильного подхода. Для начала надо удалить скрепки, скобы или другие крепежи. Потом бумага выпрямляется, чтобы ее можно было отсканировать. После происходит классификация документа, размещение на облаке или на сервере, добавление метаданных.
Часто оказывается, что старые архивы не имеют структурированного каталога. Договора и накладные хранятся в хаотичном порядке, что повышает трудоемкость задачи. Но если вы правильно выберете поставщика услуги, он справится с вызовами. Вы в итоге получите возможность удаленного доступа, быстрого поиска и выгрузки данных.