Организация бизнес-конференции — достаточно хлопотное дело. Конечно, многое зависит от блеска в глазах спикеров и того, насколько они горят идеями. Но если у вас плохое звуковое оборудование, а на небольшом экране с графиками невозможно ничего рассмотреть, даже самый интересный рассказ выступающего не поможет. На что же обратить внимание при организации бизнес-конференции?
С чего начать: важные нюансы
Прежде всего задайте себе вопросы:
- Зачем проводите мероприятие;
- Для кого оно предназначено (чем уже сегмент, тем легче);
- В каком формате проводится конференция;
- Когда и где она будет проходить;
- Что хотите получить.
Начинающим организаторам сложно привлечь аудиторию, поэтому надо делать ставку на спикеров. Выберите специалистов, известных по городу/стране/региону, составьте предложение и укажите несколько способов связи. Важно сформулировать их выгоду, чтобы спикеры поняли, зачем им это нужно.
Какое оборудование понадобится для мероприятия
Для проведения встречи необходим конференц-зал, причем вы можете его оборудовать на вашем предприятии или взять в аренду. Выгоднее справиться собственными силами, если у вас есть подходящее помещение. Даже снять зал, а потом взять в аренду аудио- и видеооборудование в Москве окажется выгоднее. Обращайтесь в надежную фирму, которая поможет грамотно подобрать свет и звук, порекомендует необходимые приборы.
Как избежать распространенных ошибок
Начинающие организаторы часто совершают следующие ошибки:
- Неактуальные списки приглашенных могут отбить у них все желание посещать ваши мероприятия в будущем. Вы предоставляете на ресепшн устаревшие данные, и гости, не попавшие в новый перечень, вынуждены долго ждать, пока проблему решат.
- Некачественная фотозона с мятым баннером навредит впечатлению. Сейчас информирование о событиях происходит через социальные сети. Люди должны понимать, что мероприятие было серьезным, а не организованным «на коленке» с минимальным бюджетом. Проблемы с конструкциями в целом и баннерами в частности возникают из-за излишнего доверия подрядчикам.
- Организаторы могут думать, будто на пафосных мероприятиях люди не сорят. И ошибаются! Обязательно обеспечьте достаточное количество мусорных ведер и клинингового персонала.
- Если мероприятие длинное, позаботьтесь о еде для гостей. Когда бюджет невелик, экономия часто начинается с урезания трат на перекусы. Но результатом станет недовольство гостей: они не должны быть голодными или хотеть пить. Людям важно, чтобы еды было достаточно, а ее качество вызывало только похвалы. Если денег не хватает, делайте ставку на недорогие и более калорийные, но вкусные и свежие блюда.
Но главным промахом будет нечитаемый или плохо читаемый видеоконтент. Дело в том, что готовят презентации на ноутбуках или компьютерах, а смотрят на экраны с расстояния вытянутой руки. А на мероприятии визуал получают с дистанции нескольких метров, и эффект выходит совсем другим.
Учитывайте все перечисленное, и результат вас порадует.