Кто из практикующих юристов ни разу не бывал на конференции? Некоторые фирмы, сначала участвующие в качестве партнеров или простых спикеров, позже начинают проводить собственные мероприятия. Но договориться об аренде залов в Киеве и разослать приглашения недостаточно. Что же надо учесть, если вы собираетесь устроить конференцию?
Когда надо проводить конференции
Для начала нужно участвовать в мероприятиях, организованных более опытными фирмами; позже вы почувствуете, что уже в состоянии сделать интересный и качественный проект, привлечь спикеров и сообщить новую информацию. Подумайте, о чем вы собираетесь говорить, чтобы участники не слушали уже знакомый им материал. Конечно, они оценят шанс пообщаться с коллегами и завести новые связи, но и информационная часть не должна хромать.
Бывает, что юридические фирмы, первый раз устраивающие конференции, стараются обойтись своими силами. Результат оказывается плачевным: мероприятие не представляет интереса, и на следующее никто не приходит.
Как выбрать конференц-зал
Если вы устраиваете конференцию, арендуйте зал в районе, куда без труда можно добраться; позаботьтесь о достаточном количестве парковочных мест. Не забудьте и уточнить технические возможности локации, ведь бывает, что на мероприятии случается накладка из-за плохого Wi-Fi. Также узнайте, входит ли в цену аренды оборудование или за него придется доплатить.
Как рассчитать количество посадочных мест? Вам поможет следующая формула: к плану по продаже билетов добавьте план по гостям, а затем вычтите 25 %, которые просто не доберутся до места, даже если заплатили за вход.
Как определиться с ценой билетов
Главная задача на этом этапе — определить, сколько билетов вы реально можете продать. Посчитайте, какая должна быть цена за вход, чтобы вы окупили расходы, но и одновременно не отпугнули потенциальных гостей. По возможности привлекайте партнеров и спонсоров, поскольку это поможет снизить траты.
Делать ли билеты слишком дешевыми, чтобы расширить аудиторию? Вариант не назвать выгодным, поскольку вам надо делать ставку не на количество, а на качество участников. Проще говоря, вряд ли вы хотите собрать студентов юридического факультета. А солидных людей ценой не испугать — при условии, что мероприятие представляет собой ценность.
Скидку предоставляйте в следующих случаях:
- при ранней регистрации (она помогает вам собрать деньги, нужные на аренду зала);
- при распространении информации о мероприятии (например, репост в социальных сетях).
Учитывайте правила, и вам удастся организовать конференцию!