Решение передать бухгалтерию на аутсорсинг — одно из самых правильных для растущего бизнеса. Это позволяет не только сократить издержки, но и получить доступ к команде экспертов, которую невозможно содержать в штате. Однако рынок переполнен компаниями, которые под видом профессиональных услуг продают конвейер по сдаче типовой отчетности, что часто приводит к потере контроля и штрафам. Конечно, всегда можно обратиться на https://aps-spb.ru/buhgalterskie-uslugi/, где вам предоставят качественную услугу. Но давайте подробнее разберемся, на какие неочевидные риски нужно смотреть, чтобы не отдать свои деньги и документы в руки дилетантов.
Критерий №1: Прозрачность коммуникаций вместо «черного ящика»
Это главная ловушка, в которую попадает бизнес. В плохой аутсорсинговой компании вы передаете подрядчику свою базу 1С, доступ к клиент-банку, а через пару месяцев уже не ориентируетесь в собственных финансах. На все вопросы вам отвечает менеджер по скрипту, а до реального бухгалтера, который ведет вашу компанию, не добраться. Бизнес попадает в полную зависимость от подрядчика, который держит его на «информационной диете».
Чтобы этого избежать, еще до заключения договора нужно четко прояснить регламент коммуникации:
- Кто будет вашим постоянным контактным лицом?
- Как быстро вы будете получать ответы на срочные вопросы?
- Есть ли у вас прямой доступ к бухгалтеру, который ведет вашу фирму?
- Сможете ли вы в любой момент без всяких запросов зайти в свою базу 1С?
Если вам предлагают общаться только через тикет-систему, а выгрузку базы обещают «по запросу в течение трех рабочих дней» — это плохой знак.
Как должно быть: Надежный подрядчик с самого начала выстраивает прозрачную систему коммуникации. За вами закрепляется персональный ведущий бухгалтер, с которым вы можете связаться напрямую. Вы получаете круглосуточный доступ к своей облачной 1С и можете в любой момент видеть, что происходит с вашими документами и отчетностью. Вы контролируете ситуацию, а не ждете ответа от безымянного оператора.
Критерий №2: Персональная ответственность вместо «коллективного разума»
Вам продают идею, что на вас работает «целая команда экспертов». На деле же часто бывает, что компанию ведут 5-7 разных низкоквалифицированных специалистов. Один разносит первичку, второй считает зарплату, третий готовит декларацию по НДС. В итоге, когда возникает проблема, найти ответственного невозможно. Зарплатный бухгалтер не знал, что у вас изменился договор с ключевым клиентом, а специалист по НДС не в курсе нюансов вашей кадровой политики.
Как должно быть: Хороший подрядчик всегда назначает одного ведущего бухгалтера. Он глубоко погружается в ваш бизнес и несет персональную ответственность за результат. Остальные специалисты — юристы, налоговые консультанты, кадровики — подключаются им по мере необходимости.
Поэтому на встрече задайте прямой вопрос: «Кто конкретно, какая фамилия, будет отвечать за мою компанию?». Если вам не могут дать четкого ответа, значит, вы рискуете стать просто еще одной строчкой в их конвейере. И будьте уверены, что в компании АПС вам точно ответят на поставленный вопрос!
Критерий №3: Реальная финансовая ответственность вместо фиктивной страховки
Пункт «наша ответственность застрахована» — главный маркетинговый трюк на этом рынке. Чаще всего за этой фразой скрывается одно из двух:
- Минимальное покрытие. Ответственность застрахована на 1 миллион рублей, в то время как обороты вашей компании составляют сотни миллионов. Такая страховка ничего не покроет в случае серьезной ошибки.
- Ограничение ответственности в договоре. В полисе могут быть написаны красивые цифры, но в договоре с вами, в разделе «Ответственность сторон», мелким шрифтом указано, что подрядчик несет ответственность только в размере своей месячной абонентской платы.
Поэтому не верьте на слово, а просите показать и страховой полис, и сам договор. Внимательно читайте пункт об ответственности. Если компания готова отвечать за свои ошибки реальными деньгами, а не суммой абонентской платы, — это главный маркер, который отличает профессионала от мошенника.
Как должно быть: Профессиональный аутсорсер не боится брать на себя полную финансовую ответственность за свои ошибки и четко прописывает это в договоре. Убедитесь, что в договоре указано, что в случае штрафов по вине подрядчика он обязуется компенсировать их в полном объеме. Наличие такого пункта — главный маркер, который отличает уверенного в себе партнера от компании, которая заранее снимает с себя риски.